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Die richtige Software optimiert die Produktivität des Scanners
Für viele Unternehmen ist der Weg in Richtung digitaler Transformation mit einer Vielzahl von Hürden gepflastert. Bei Büroarbeitsplätzen hilft die richtige Kombination von Scanner und Software, den Übergang ins – möglichst umfassend – Digitale produktiv zu gestalten.
Viele Unternehmen sehen sich gezwungen, die digitale Transformation schneller voranzutreiben als ursprünglich vorgesehen. Mehr als ein Drittel von 1200 Entscheidern – 35 Prozent – sagten im Fujitsu Image Scanners Forschungsbericht zur Geschäftsanalytik – 2020, keine konkreten Pläne im Rahmen der Digitalisierung zu verfolgen. In diesen zwei Jahren ist aufgrund verschiedener globaler Entwicklungen der Druck auf die Unternehmen aber deutlich gestiegen, schneller und agiler auf dem Markt zu agieren, ihre Strategien schneller den Umständen anzupassen und zu optimieren. Wichtig ist dafür, nicht nur die globale Datenlage im Blick zu haben, sondern auch genau zu wissen, welche Daten und damit Informationen bereits im Unternehmen vorhanden sind. Nicht wenig davon ist nach wie vor ausschließlich als Dokument in Papierform existent – und das bringt eine ganze Menge von Einschränkungen mit sich, wie:
- Mangelnde Verfügbarkeit, wenn die Information für mehrere Betroffene relevant ist oder sein könnte.
- Schwierige Auswertung der Informationen auf Papier im Vergleich mit anderen Informationen im Unternehmen.
Aufwändige Integration in Geschäftsprozesse.
Hierbei handelt es sich lediglich um ausgewählte Beispiele. Doch sie verdeutlichen, dass an der digitalen Erfassung der Dokumente kein Weg vorbeiführt, um die darin verborgenen Daten zu extrahieren, zu analysieren und diese Informationen einer größeren Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dies ist insbesondere deshalb notwendig, um schneller und besser auf den sich stetig ändernden Märkten auf Basis besserer Analysen bessere Entscheidungen treffen zu können.
Dass es dafür des Einsatzes von Scannern bedarf, ist natürlich keine besondere Erkenntnis. Allerdings ist dabei immer wieder festzustellen, dass sich Entscheider zu stark von Funktionen der Hardware beeinflussen lassen. Diese sind zwar zweifellos von hoher Bedeutung, denn die Qualität des digitalen Zwillings eines papierbasierten Dokuments hängt entscheidend davon ab. Doch was geschieht dann damit? Erst die Software, die die hochwertigen Scans weiterverarbeitet und in Geschäftsprozesse integriert, sorgt dafür, dass der Inhalt des Dokuments dem Unternehmen einen echten Mehrwert liefert.
Nun gibt es Scanner-Hersteller, die sinnvolle Software fürs Scannen bereitstellen, aber die anschließenden Geschäftsprozesse nicht ausreichend im Blick haben. Und es gibt Software-Anbieter, die sehr generisch auf die gescannten Dokumente zugreifen, ohne eine echte Integration zwischen Hard- und Software zu liefern. Aber genau an dieser Stelle liegt ein erheblicher Produktivitätsvorteil für die Unternehmen:
Hochwertige Scans sind mehr als digitale Abbilder der Dokumente und deren Inhalt, um den es letztendlich geht, sondern sie müssen einfach in Geschäftsprozesse integrierbar sein, damit der größtmögliche Nutzen aus den Daten und Informationen erzielt werden kann.
Der PFU-Ansatz
Software, die spezifisch für die Scanner-Familien eines Herstellers, wie bei uns, PFU (EMEA) Limited, entwickelt wurde, kann die besonderen Vorteile und Funktionen der Scanner-Hardware optimal umsetzen und auf diese Weise unterstützen. Mit diesem Ziel haben wir bei PFU PaperStream Capture und PaperStream Capture Pro entwickelt. Dabei ist die Pro-Version – bildlich gesprochen – der große Bruder von PaperStream Capture. Sie bietet bereits viele Funktionen, die dabei helfen, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Darauf aufbauend geht die Pro-Edition deutlich weiter und ergänzt die Funktionalität beispielsweise im Bereich automatisierter Workflows.
Basis dafür sind sinnvoll und intuitiv gestaltete Funktionen, mit deren Hilfe sich der Scanner sehr einfach einrichten und bedienen lässt. Aber auch eine automatisierte Erfassung von Stapeln und damit rationalisierbare Arbeitsabläufe liefern besonderen Mehrwert, indem sie die Teams entlasten, die mit dem Scanner arbeiten. So zeigt beispielsweise PaperStream Capture Pro ein Fenster für die IT-Teams, und ein Scan-Fenster für die Bedienung. So bekommt jeder genau das angezeigt, was für die jeweilige Rolle wichtig ist, ohne sich aufwändig durch Menüs arbeiten zu müssen.
Ein anderes Beispiel ist die Möglichkeit, in den Scaneinstellungen zu prüfen, ob ein Bild tatsächlich wie erwartet ausgegeben werden kann. Dies kann bereits vor dem Speichern der Einstellungen via eines Testscans erfolgen, während die Scaneinstellungen konfiguriert werden. Dabei ermöglicht die Funktion After Scan Correction (ASC) dem Benutzer, die Farbdichte oder den Farbton eines Bildes intuitiv anzupassen, ohne bei der Überprüfung des Bildes erneut einen Scan durchzuführen.
Was für viele Arbeitsabläufe ebenfalls von großer Bedeutung ist, sind Metadaten. Die automatisierte, korrekte Erkennung von Schrift und Zahlen durch die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) ist dabei aber nur der erste Schritt. Genauso wichtig ist es, die Metadaten des Dokuments nach dem Scan der richtigen Bedeutung zuzuordnen. Dafür verfügt PaperStream Capture Pro über ein spezielles, modernes Tool, um diese Metadaten zu erkennen und zu validieren. Auf diese Weise lassen sich bis zu 100 erweiterte Metadatenfelder erfassen. Zudem kann auch Text erkannt werden, der unterstrichen ist oder sich in einem Kasten mit Rand befindet. Das heißt, es wird kein zweiter Scan benötigt, der ggf. den ersten ergänzt oder korrigiert. So sind weniger Korrekturen und Scanvorgänge notwendig, die Mitarbeitenden werden produktiver.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, Daten zu importieren, die aus anderen Quellen stammen, wie Multifunktionsgeräten. Damit bleibt für die Mitarbeitenden die Arbeitsumgebung gleich und sie müssen nicht für identische Arbeitsabläufe unterschiedliche Software nutzen. Auch dies ein wichtiger Aspekt bei der Betrachtung der Produktivität.
Hinzu kommt, dass Arbeitsabläufe des Erfassungsprozesses parallelgeschaltet werden können. Dies löst die Beschränkungen des linearen Scanprozesses auf. Das heißt konkret, die Abschnitte Scannen, Extrahieren und Freigeben lassen sich in einer Umgebung mit mehreren Arbeitsplätzen parallelisieren, um auch hier jeweils die Rollen in den Teams optimal abzubilden und ohne Mehrarbeit die Abläufe effizienter zu gestalten.
Aber auch wenn sich PaperStream Capture Pro mit Geräten anderer Anbieter kombinieren lässt, beispielsweise in Form eines Datenimports von Multifunktionsdruckern, so entsteht der größte Nutzen dann, wenn sich der gesamte Funktionsumfang der PFU-Lösung nutzen lässt. Und dies ist genau dann der Fall, wenn unsere Software gemeinsam mit Scannern aus dem Hause PFU/Fujitsu eingesetzt wird. Auf diese Weise unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihr Output-Management zu maximieren, zu optimieren, zu skalieren und zu automatisieren.
Mehr über unsere Hard- und Softwareangebote sowie unser exklusives PaperStream-Capture-Programm erfahren Sie auf unserer Webseite: https://partner.imaging-channel-program.com/prm/German/c/paperstreamcaptureprocampaign
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