Ab April bietet Docuware sein Dokumentenmanagement-System auch als Software-as-a-Service-Lösung an. Anwender haben die Wahl zwischen zwei Varianten. Sie können ihre Dokumente zum Backup und zur Langzeitarchivierung ins Rechenzentrum exportieren oder alternativ ihr DMS-Projekt komplett auslagern. Der Zugriff auf die elektronischen Archive erfolgt via Web.

Mit »Docuware SaaS« erhalten Unternehmen die Möglichkeit, IT-Lösungen rund um das Dokumenten-Management zu mieten und fixe Kosten dadurch in variable umzuwandeln. So der Preis stimmt, dürfte dieses Modell angesichts der schwierigen Wirtschaftslage durchaus auf Interesse stoßen.

Nach Angaben von Docuware ist das SaaS-Modell vor allem für Bestandskunden interessant. Sie können ihre fest installierte Lösung um eine SaaS-Komponente ergänzen.

Das sieht dann so aus: Der Anwender arbeitet mit seinem zentralen Dokumenten-Pool inhouse wie gewohnt und nutzt beispielsweise zum Backup und zur Langzeitarchivierung ein oder mehrere Archive als gehostete Docuware-Lösung. Zu festgelegten Zeiten werden die Inhouse-Daten synchronisiert.

Zugriff via Web-Client

Geschäftsdokumente, die sich nicht mehr ändern, etwa Vertragsunterlagen, werden außerhalb der eigenen Räume archiviert. Über einen Web-Client kann der Anwender jederzeit von jedem Ort aus darauf zugreifen.

Alle Aufgaben rund ums Backup und um die Langzeitarchivierung sowie die Migration auf neue Speichermedien übernimmt das Rechenzentrum. Auf Wunsch wird zusätzlich ein Archiv auf einer USB-Festplatte ausgeliefert, inklusive Datenbank, Volltext, Recherchemodul und Dokumenten. Darauf kann der Nutzer ohne Docuware-Client zugreifen.

Dokumenten-Pool im Rechenzentrum

Beim komplett ausgelagerten DMS-Projekt ist der Lösungsumfang laut Anbieter vergleichbar mit dem eines gekauften Systems. Die Server-Komponenten laufen im Docuware-Rechenzentrum auf einem Server, der dem Anwender fest zugeordnet ist. Die Client-Software wird im Unternehmen installiert.

Auch die Datenbank und die Storage-Systeme sind beim Service-Provider angesiedelt. Bei dieser Variante sind Anwender komplett von allen Aufgaben entlastet, die mit dem Aufbau und der Wartung einer IT- beziehungsweise DMS-Infrastruktur verbunden sind.

Docuware SaaS gibt es ab zehn User. Der Service wird ab April zur Verfügung stehen. Auf der CeBIT sind die Docuware-Lösungen in Halle 3, Stand C46,zu sehen.