Druck- und Dokumentenkosten senken

Ausgaben prüft das Controlling in Unternehmen immer kritischer, um Kosten herunterzufahren. Das in puncto Einsparung bisher weitgehend unentdeckte Land: die Erstellung von Dokumenten im Büro. Hier den Hebel über externe Managed-Office-Services (MOS) anzusetzen, trägt zu erheblichen Einsparungen und produktiveren Abläufen bei.

Ob Firmenwagen, Aufwendungen einzelner Abteilungen oder Kostenüberwachung von Maßnahmen zu Umstruktierungen: Die Kosten werden sorgfältig erfasst, analysiert und verwaltet. Was dabei aber nur selten Beachtung findet: die Kosten, welche die Erstellung von Dokumenten verursacht.

Die Anschaffung von Druckern, Kopierern und Faxgeräten macht dabei nur einen Bruchteil aus. Richtig ins Geld gehen die personenbezogenen Kosten in Verbindung mit der Dokumentenerstellung sowie die der Zulieferer. Obendrein bindet die aufwändige Erstellung der Papiere Zeit und Fachkompetenz und beeinträchtigt so die Produktivität der Mitarbeiter.

Kosten runter – Effizienz rauf
Wieviel Einsparungspotenzial im Office-Bereich steckt, machen die Offerten führender MOS-Dienstleister deutlich. Sie sichern nach einer eingehenden Analyse der Kosten der Erstellung von Dokumenten ihren Kunden pro Büromitarbeiter jährliche Einsparungen von bis zu 300 Euro vertraglich zu. Für einen glaubhaften Kostenvergleich sollte das Unternehmen allerdings die Professionalität der gebotenen MOS-Analyse genau prüfen.

In einem ersten Schritt ist es ratsam, die aktuellen Produktionskosten für Bürodokumente gründlich zu ermitteln und die Ergebnisse für einen besseren Überblick in »Druckkosten pro Seite« aufzuschlüsseln. Die wesentlichen Faktoren sind hier die der eingesetzten Geräte und Verbrauchsmaterialien sowie Verträge, Service-Level-Agreements (SLAs) und Fakturierungsabläufe der Zulieferer. Nicht fehlen dürfen in dieser Auflistung Ausgaben für die Wartung der Geräte, auch wenn eigene Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen.

Eine detaillierte MOS-Analyse hat neben einem besseren Kostenüberblick einen weiteren Vorteil: Die Abläufe bei den Zulieferern wie auch bei der Erstellung der Dokumente werden transparent. Sie lassen sich fortan über den externen Dokumentendienst effizienter und damit kostensparend ausrichten.

Die externe Überwachung und Verwaltung sämtlicher Output-Geräte sowie die Abwicklung aller Schritte des IMACD-(Install, Move, Add, Change, Destroy)-Prozesses im Hintergrund zur Konsolidierung des Geräteparks und seines effizienteren Einsatzes sind dafür nur zwei Beispiele. Zusätzlich ist es auf diesem Weg möglich, neue, schlankere Workflow-Prozesse für eine rationellere Dokumentenerstellung und eine zeitliche Entlastung der Mitarbeiter für mehr Produktivität im Bürobereich zu erreichen.

Auch Kaufentscheidungen sind künftig dank MOS gezielter und damit investitionssicherer zu treffen, wobei der Dienstleister neue Geräte inventarisiert und schnell in die Verwaltung -- vor Ort oder über das Netzwerk -- einbezieht. Möglichkeiten, die Prozesse effizienter zu gestalten und damit Einsparungen zu erzielen, stecken auch in der zentralen Abwicklung bestehender Verträge. Verwaltung, Rechnungsstellung, Zuliefermanagement sowie Beheben von Fehlern und Helpdesk-Unterstützung der Geräte liegen so wirtschaftlich in einer Hand. Über größere Abnahmemengen der Verbrauchsmaterialien durch den Dienstleister, verbunden mit Preisrabatten, ergeben sich zusätzliche Kostenreduzierungen.

Kräftig einsparen über MOS
Bereits mit der Implementierung von MOS sind für das Unternehmen Einsparungen von 25 Prozent möglich. Regelmäßige und detaillierte Managementberichte des Dienstleisters geben dabei kontinuierlich Aufschluss über den Erfolg. So lassen sich über MOS Druckaufträge automatisch an das jeweils am besten geeignete Gerät übertragen. Kleinere Druckjobs sind beispielsweise in der Regel mit Blick auf Kosten und Verteilungswege auf lokalen, teamorientierten Multifunktionsgeräten besser aufgehoben.

Wichtig ist im Rahmen von MOS auch, dass der Dienstleister die Verantwortung für die Instandhaltung aller Output-Geräte unabhängig vom Hersteller übernimmt. Dies sichert nicht nur die Geräteinvestitionen mit der Übernahme bestehender Verträge. Es ist auch ein Garant dafür, dass Einsparungen über das gesamte Unternehmen hinweg voll zum Tragen kommen.