Elektronische Archivierung und digitale Dokumenten-Workflows

Output und Archivierung – Die Anbieter werden die IT-Leiter ihrer Kunden nur dann von Dokumenten-Management-Projekten überzeugen, wenn sie ihnen pragmatische Lösungen garantieren.

Besucher der Cebit erwarten von den Anbietern Antworten: Erstens für die vollständige und sichere Digitalisierung des Altarchivs in ein zukunftsfähiges Dateiformat. Zweitens für die Erweiterung der Speichersysteme und der IT-Infrastruktur, um die zu erwartenden Datenmengen managen zu können, und drittens für die kostengünstige Implementierung eines Frontends.

Obwohl in den Unternehmen Output und Archivierung für viele nicht mehr zu trennen sind, erscheinen die Vertreter beider Prozesse auf unterschiedlichen Messen und Veranstaltungen. Die Hersteller der großen Drucksysteme müssen die Besucher der Cebit mit der Lupe suchen. Im Frühjahr haben sie auf verschiedenen Branchenveranstaltungen bereits ihre neuen Systeme gezeigt. Im März sind nun die Anbieter von Archivsystemen gefragt, mit ihren Produkten nachzuziehen. Alle Hersteller wollen Lösungen für die Datenformate für Archivierung und Dokumenten-Workflow zeigen. Das Topthema ist in diesem Jahr die Technologie PDF/A, die eine sichere und rechtskonforme Archivierung garantieren soll. Die Insider erwarten, dass sich PDF/A in den kommenden Jahren als Standard durchsetzt.

Ein weiteres zentrales Thema werden die Technologien rund um die neue Office-Lösung vom Microsoft sein. Drittes Thema ist die Digitalisierung von Altarchiven. Und damit verbunden die Frage, welches Format die Dokumente haben sollen – und mit welcher Frontendsoftware die Mitarbeiter künftig arbeiten. Blickt man auf die letzten Jahr zurück, hat das Thema Dokumenten-Management und Dokumenten-Workflow einen erstaunlichen Hype erlebt. Kaum ein Unternehmen, das sich nicht vorgenommen hatte, das Papier aus der Organisation auszusortieren und mit Hilfe von digitalen Abläufen zu ersetzen.

Ausgangspunkt der Projekte war häufig der E-Mail-Server, den die Verantwortlichen nach gesetzlichen Vorgaben absichern mussten. – Und den sie bei dieser Gelegenheit gleich als Grundstock für automatisierte Dokumentenabläufe nutzen wollten. Doch relativ schnell verabschiedeten sich viele Verantwortliche von der Idee der digitalen Dokumente, nachdem sie die E-Mail-Workflows und Archivierung in den Griff bekommen hatten. Denn in diesen Projekten hatten sie – teilweise sehr schmerzhaft – gelernt, dass die Umstellung auf digitale Dokumente mit einem kaum überschaubaren technischen Aufwand verbunden ist. Darüber hinaus waren die organisatorischen Veränderungen in den Unternehmensabläufen häufig nur schwer umsetzbar.

Dabei hatten sie die größte Hürde an dieser Stelle noch gar nicht vor Augen gehabt. Sie versteckt sich in einer ganz anderen Ecke, mit der die IT-Leiter in der Vergangenheit noch gar nicht in Berührung gekommen waren: wenn sie digitale Abläufe an den Schreibtischen der Kollegen einführen, müssen sie zunächst dafür Sorge tragen, dass sämtliche Akten in den Altarchiven vom Papier in digitale Schriftstücke gewandelt werden. Dies ist ein unhandliches Projekt, das vor dem eigentlichen Dokumenten-Management-Projekt steht. Schon vom technischen, logistischen und organisatorischen Aufwand her ist es für eine mittelgroße IT-Abteilung unbeherrschbar. Schließlich berührt die Digitalisierung und Vernichtung der Altakten den Kern des Unternehmens: Verträge, Policen, Konten, Dokumente, Listen, die bereits seit Jahrzehnten archiviert sind und die den Grundstock des Unternehmens bilden. Am Ende der Überlegungen wird das Risiko, wichtige Schriftstücke zu verlieren, höher eingeschätzt, als der unmittelbare Nutzen, mit den digitalen Dokumenten zu arbeiten.

Für genau dieses Problem müssen die Hersteller Lösungen vorweisen, wenn sie ihre Systeme verkaufen wollen. Dabei hilft nicht nur die technologische Kompetenz. Sie müssen vielmehr sicherstellen, dass alle Module – beginnend mit der Digitalisierung der Archive – ohne Reibung miteinander arbeiten. Darüber hinaus können die Anwender verlangen, dass die Anbieter über ausreichend Beratungskompetenz verfügen, um die nahtlose Fortführung der Geschäftsprozesse mit jetzt digitalen Dokumenten zu garantieren. In den E-Mail-Projekten haben die Verantwortlichen erfahren, welche immensen Probleme digitale Dokumente in der Infrastruktur nach sich ziehen. Die IT-Abteilungen müssen sowohl neue Lösungen für die Speichersysteme finden als auch die gesamte Netzwerk-Performance erhöhen. In der unmittelbaren Nähe der Anbieter finden die Cebit-Besucher Storage-Hersteller, die mit spezialisierten Lösungen Dokumente archivieren und an die Arbeitsplätze liefern.

Bleibt häufig noch die Frage nach dem Frontend. In der Vergangenheit sind Projekte oft an den Kosten der Software für den Arbeitsplatz gescheitert. Denn jeder Hersteller hat darauf geachtet, dass nur mit seinem Frontend mit seinem Archiv gearbeitet werden konnte. Mit dem Launch von Microsoft-Office kann sich dieses uralte Paradigma in Luft auflösen. Denn Office ist auch als Dokumenten-Management-Frontend ausgelegt. In Zukunft können die IT-Leiter ihren Kollegen den Sharepoint-Portal-Server so konfigurieren, dass er als Portal für alle Archive genutzt werden kann. Damit sind die Projekte von einem großen Kostenblock befreit und können schneller und mit weniger Budget umgesetzt werden.

Christian Raum
christian.raum@networkcomputing.de