Ob man die eigene IT an einen Dienstleister auslagern soll oder nicht, ist eine Frage, die gründlich überlegt werden will. IT-Outsourcing ist nur dann effektiv und hilfreich, wenn es professionell vorbereitet wird.

Der Auslöser für Outsourcing-Überlegungen liegt im Allgemeinen in einer erhofften Kosteneinsparung begründet, was bei dem derzeit herrschenden hohen Kostendruck durchaus nachvollziehbar ist. Die zentrale Frage sollte laut den Analysten von Experton aber sein: »Was kann der Outsourcing-Dienstleister besser machen als die eigene IT?«

Nur wenn diese Frage eindeutig beantwortet ist, so Heinz Schick. Berater bei der Experton Group, kann Outsourcing erfolgreich sein. Geht es aber lediglich darum, nicht gelöste Probleme an Dritte abzugeben, so führt dies nach Best-Practice-Erfahrungen von Experton Group in mehr als 75 Prozent der Fälle dazu, dass der Auftraggeber die Probleme zurück bekommt, nicht aber Lösungen.

Für jeden Outsourcing Prozess sind die Ziele zu bestimmen, die mit der Auslagerung erreicht werden sollen. Es kann etwa darum gehen, den Know-how Transfer langfristig sicherzustellen, die Leistungsfähigkeit zu steigern, das Fixkostenrisiko zu senken, die Kosten transparent zu machen und ein Teil davon einzusparen.

Auch Ressourcenprobleme zu beheben, die Konzentration auf das Kerngeschäft, Standortnachteile auszugleichen und Wertbeitrag zu erhöhen, sind Punkte, die berücksichtigt werden sollten.

Kosten ermitteln

In einer Base-Case-Analyse werden zunächst die Kosten der auszulagernden Teile bestimmt. Die Kostenbasis sollte alle Kosten beinhalten, die der auszulagernden Einheit zugeordnet werden können.

Zusätzlich sollte eine realistische Hochrechnung für die nächsten Jahre entsprechend den geplanten Laufzeiten des Outsourcings erfolgen.

Die Betonung liegt hierbei auf realistisch. In manchen Unternehmen werden die Hochrechnungen dazu genutzt, den Outsourcing Deal je nach eigener Vorliebe schön zu rechnen oder letztlich zu Fall zu bringen.

Im Allgemeinen ist es ratsam, einen erfahrenen Outsourcing-Berater hinzuzuziehen. Der kennt die Fallstricke, die später zu Konflikten und damit zu höheren Kosten führen.

1. Fallstricke beim Outsourcing vermeiden
2. Risikoanalyse erstellen
3. Shared Services als Alternative
4. Steuerung der IT nicht aus der Hand geben