Die Unternehmen optimieren ihre Geschäftsprozesse. Für sie ist das alles andere als eine einfache Aufgabe. Sie müssen dafür ihre IT, IT-Services und -Betriebsprozesse mit den Geschäftsprozessen in Einklang bringen. Angesichts dieser gewaltigen Herausforderung suchen immer mehr Unternehmen Entlastung durch externe IT-Services.

Die Kostenkalkulation spricht eindeutig für externe IT-Services. Da sie vom Provider gemanagt werden, braucht das Unternehmen für die ausgelagerten IT-Bereiche keine teuren Spezialisten vorzuhalten.

Es ist nur so viel IT-Fachpersonal notwendig, wie für die Überwachung und Bewertung der bezogenen IT-Services erforderlich ist. IT-Services können nach Bedarf als Dynamic-Services an den einzelnen Standorten abgerufen werden. Hohe Fixkosten des Eigenbetriebs werden somit zu niedrigeren variablen Kosten.

Sie passen sich flexibel dem Geschäftsverlauf und saisonalen Schwankungen an. Eine durchgehende Virtualisierung der gehosteten IT-Kapazitäten – Server, Speicher, Verbindungen – für alle Kunden erschließt diesen bedarfsgerechten, kostensparenden Servicebezug.

Eigenbetrieb ist kostspielig

Anders beim Eigenbetrieb: In diesem Fall hält das Unternehmen sämtliche IT-Kapazitäten kostspielig ausschließlich für sich vor. Außerdem muss es sämtliche IT-Kapazitäten kostenintensiv an seinen Lastspitzen ausrichten. Nur so ist das Unternehmen jederzeit vor Verfügbarkeits- und Performance-Verlusten gefeit.

Ein zusätzlicher erheblicher Kostenfaktor ist die Herausbildung und der Betrieb redundanter Systeme und Mechanismen. Anders beim externen Hosting: Hier sind solche Maßnahmen und ihr Management inklusive, also mit der monatlichen variablen Abrechnung abgegolten.

In den Unternehmen wird weiterhin mit spitzer Feder gerechnet werden. Das wird den Trend, selbst Kernapplikationen wie Enterprise-Resource-Planing (ERP) als Dynamic-Services abzurufen, verstärken. Für diese Entwicklung spricht ein weiterer Grund. Mit der Delegation der IT muss sich das Unternehmen weniger mit der wachsenden Komplexität der Informationstechnik auseinandersetzen. Sie wächst vielen von ihnen in Eigenregie buchstäblich über den Kopf.

IT-Hosting: Verantwortung beim Provider

Mit IT-Hosting liegt die Verantwortung für das Funktionieren, die Weiterentwicklung und Wartung beim Provider. Das erspart den Unternehmen nicht nur Komplexitätsrisiken. Auch die Einstellung neuer Spezialisten, alternativ aufwändige Schulungen und der Einsatz eigener Servicekräfte wird so umgangen.

Eine aktuelle Studie von Gartner gibt den Trend von internen hin zu externen IT-Services wider. Danach wird der weltweite IT-Service-Markt im Jahr 2007 eine Dimension von 730 Milliarden Dollar erreichen, 8,7 Prozent mehr als 2006 (672 Milliarden Dollar).

An die 41 Prozent davon sollen 2007 auf externe IT-Services entfallen. Dieses Marktsegment wird somit gegenüber dem Vorjahr überproportional wachsen. Im Jahr 2008, mit einer prognostizierten IT-Service-Marktgröße von 779 Milliarden Dollar, sieht das Marktinstitut den externen IT-Service-Anteil weiter wachsen.

Globalisierung verstärkt Druck

Eine weitere Entwicklung, die Globalisierung, wird den Dynamic-Services zusätzlich in die Hände spielen. Die Globalisierungswelle erfasst zunehmend mittelständische Unternehmen.

Da sie mehr als die Großen auf ihr IT-Budget achten müssen, bieten sich ihnen die dynamischen Services förmlich an. Auf diese Weise müssen sie an wichtigen Standorten nicht selbst beispielsweise ERP-Installation aufbauen, betreiben und warten.

Der Provider, ohnehin Mittler im expandierenden Verbund, ist dafür einfach besser positioniert. Wieso ihm also nicht die ERP-Verantwortung mit übertragen? Das reduziert den Aufwand, verkürzt Vorlaufzeiten und drückt die Investitions- und Betriebskosten.

Erhebliche Einsparungen

Schon bei einem deutschlandweiten Geschäftsauftritt sind über Dynamic-Services im Vergleich zum Eigenbetrieb Einsparungen von bis zu 30 Prozent möglich. In einem expansiven Firmenverbund können sie noch erheblich höher ausfallen. Das setzt voraus, dass der Provider – ob direkt oder über enge Partnerschaften – der Expansion folgen kann.

Allerdings muss der Mittelstand, auf dem Weg zu einem expansiven Geschäftsauftritt, die Perspektive »externe IT-Services« für sich erst noch ausloten. Nach der IDC-Studie »Outsourcing im deutschen Mittelstand« besteht dafür hierzulande hoher Nachholbedarf. Von den 200 befragten Firmen haben 45 Prozent noch keinen strukturierten Prozess für IT-Sourcing etabliert.

Für 32 Prozent von ihnen ist IT-Sourcing weiterhin Teil der allgemeinen IT-Strategie. Erst elf Prozent der interviewten Mittelständler haben, dem Trend der Zeit folgend, IT-Sourcing mit ihrer Geschäftsstrategie verbunden.

Doch der Konkurrenz- und Kostendruck auf der internationalen Tribüne ist unerbittlich. Damit ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis der Mittelstand seine Strukturen und Prozesse über externe IT-Services optimieren wird. Das wird IT-Services, die nach Bedarf abgerufen werden können, auch im Mittelstand Auftrieb verleihen.

Der Autor Ulrich Kemp war drei Jahre bei der Telekom-Tochter T-Systems für das Geschäft mit Groß- und Mittelstandskunden verantwortlich. Im Januar gab er bekannt, dass er T-Systems verlassen wird (siehe unseren Bericht).