Keine doppelten Mails im Archiv

Digitale Signaturen archivieren E-Mails verfälschungssicher

27. März 2009, 11:00 Uhr | Werner Veith
Mittels digitalen Signaturen stellt die Archivierungssoftware »MailArchiva« von Gruppemedia sicher, dass diese sich anschließend nicht mehr verändern lassen.

Mit Hilfe von SSL-Zertifikaten sorgt die Software »MailArchiva« der Gruppemedia dafür , dass diese sich im Archiv nicht mehr unbemerkt verändern lassen. Die Archivierung soll dabei den gesetzlichen Bestimmungen wie der GDPdU entsprechen.

Revisionssicher ist nicht gleich gesetzeskonform. Ersteres bedeutet nur, dass sich die E-Mails nach der Archivierung nicht mehr verändern lassen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist damit nicht gemeint. Mit der Software »MailArchiva« gibt die Gruppemedia an, dass die Archivierung so erfolgt, »wie es die gesetzlichen Bestimmungen verlangen«. Mit der digitalen Signierung der archivierten Daten stellt Mailarchiva sicher, dass Änderungen anschließend nicht unbemerkt bleiben. Zum Einsatz kommen dazu SSL-Zertifikate wie von Verisign oder der Telekom.

Über den Web-Browser stellt Mailarchiva verschiedene Suchfunktionen bereit. Für die Attachements gibt es eine Volltextsuche. Die richtigen Mails wiederzufinden, kann auch rechtlich entscheidend sein. Müssen Unternehmen etwa in einem Rechtsstreit vor einem Gericht in den USA E-Mails vorlegen, und es gelingt ihnen innerhalb einer bestimmten Frist nicht, hat das rechtliche Konsequenzen. Das schon passieren, wenn eine deutsche Firma auch in den USA tätig ist.

Die E-Mails legt Mailarchiva verschlüsselt ab. Durch entsprechende Zugriffsberechtigungen sieht der Anwender nur seine archivierten Daten, und kann auch nur diese wiederherstellen. Über eine Vertreterfunktion greift auch ein weiterer, autorisierter Nutzer auf die E-Mails des Kollegen zu.

Doppelte E-Mails legt die Lösung nur einmal ab. Mailarchiva unterstützt mehrere Domains und arbeitet mit mehreren E-Mail-Servern zusammen. Die Software unterstützt viele verschiedene Server wie Exchange, Kerio, Lotus Notes, Open-Exchange, Oracle 10G, Postifx, Sendmail oder Tobit. Die Kosten für die Lösung beginnen bei 489 Euro. Auf Wunsch wird das System auch als Appliance geliefert.


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