File Lifecycle Management
Owncloud präsentiert neue Funktion zur Verwaltung von Dateien
Owncloud hat mit »File Lifecycle Management« eine Funktion zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Dateien entwickelt. Insbesondere in Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO erweist sich diese als günstig.
Der gesamte Lebenszyklus von Dateien lässt sich mit der neuen File Lifecycle Management App von Owncloud Nutzern der Enterprise-Version verwalten und kontrollieren. Die Funktion ermöglicht die Abstimmung von Archivierungs- und Löschregeln für jede Datei auf interne Policy-Vorgaben und Regulierungsbedürfnisse. Hierdurch gestalten sich Verwaltung und Kontrolle wesentlich leichter. Beispielsweise erfolgt eine automatisierte Ablage von älteren oder nicht mehr relevanten Dateien an einem speziellen Speicherort. Darüber hinaus können Nutzer die endgültige Löschung via einer »File Retention« Policy automatisch steuern. Diese Funktion erweist sich zum Beispiel in Hinblick auf die Regelungen zur Aufbewahrung von Daten der EU-DSGVO bei der Verwaltung von Dateien mit personenbezogenen Daten als günstig.
Transparente Archiv-Funktionen
Mit dem File Lifecycle Management ist eine Wiederherstellung von bereits archivierten Dateien möglich. Diese kann entweder ein privilegierter User oder aber auch eine Gruppe von Nutzern durchführen. Einer versehentlichen Löschung von Dateien durch einzelne Nutzer wird hierdurch entgegengesteuert. Andere Nutzer sind darüber im Bilde, wann Dateien bewegt oder bearbeitet worden sind. Darüber hinaus gewährleistet das File Lifecycle Management Einsicht in den für eine Datei vorgesehenen Lebenszyklus. Auf diese Weise wird ersichtlich, wann sie für die Archivierung fällig ist.
Außerdem wurde eine Suchfunktion integriert. Informationen zu archivierten Dateien wie deren bisheriger Speicherort sind abrufbar. Alle Lifecycle-Ereignisse einer Datei werden transparent angezeigt und können auf Wunsch auch per Mail an den Nutzer gesandt werden. Ebenso ist das Upload-Datum aller Dateien ersichtlich, da dieses festgehalten wird.
Automatisierte Löschung von Dateien
Aus der Synthese aus Workflow App und File Lifecycle App ergibt sich die Funktion »File Retention«. Sie ist für die Einhaltung der EU-DSGVO hilfreich, da mit ihr eine automatische Löschung von Dateien nach einem individuell festgelegten Zeitraum erfolgt. Die Funktion kann sowohl für einzelne Dateien als auch für eine Gruppe von Dateien eingesetzt werden.
Bei der Verwaltung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten kennt das Gesetz keine Gnade. Werden sie nicht zuverlässig nach einem bestimmten Zeitraum eliminiert, drohen erhebliche Sanktionen. So wurde dem Immobilienkonzern Deutsche Wohnen erst kürzlich eine Bußgeld in Höhe einer zweistelligen Millionensumme auferlegt. Der Grund: Die Archive des Konzerns sahen keine Möglichkeit zur endgültigen Löschung von nicht mehr benötigten Dateien vor. Mittels einer automatisierten Löschung lassen sich derlei Verstöße gegen die EU-DSGVO präventiv umgehen.
Möglichkeiten der Richtlinienkonfiguration
Im File Lifecycle Management können Administratoren entsprechende Einstellungen für die Archivierung und Löschung von Dateien im Sinne der Datenschutzrichtlinien vornehmen. Neben dem Zeitpunkt der Archivierung kann ebenso die Zeitspanne festgelegt werden, nach deren Ablauf bestimmte Dateien aus dem Archiv eliminiert werden. Administratoren können entweder harte oder weiche Richtlinien konfigurieren. Kommen erster zum Einsatz, ist der voreingestellte Lebenszyklus von Daten unabänderlich. Bei weichen Richtlinien ist beispielsweise die selbstständige Wiederherstellung von Daten aus dem Archiv durch Nutzer möglich.
Weitere Funktionen
Darüber hinaus stehen den Administratoren weitere Funktionen wie das Upload Time Tracking oder das Erfassen von Audit Events zur Verfügung. Ersteres erlaubt das Erfassen des exakten Zeitpunkts der erstmaligen Anlage jeder Datei auf dem Owncloud Server. Zudem zeichnet das File Lifecycle Management Audit-Events während der Archivierung, der Wiederherstellung oder der Löschung von Daten auf. Durch das Zusammenwirken der neuen File Lifecycle Management App und der Workflow App bietet Owncloud eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Kontrolle des kompletten Lebenszyklus von Dateien.
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