Elektronisches Urkundenarchiv

Das Notariat wird digital

9. Mai 2022, 12:00 Uhr | Michaela Wurm

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Drei wichtige Anforderungen erfüllt

Fais Bürotechnik
Fais Bürotechnik in Essen ist langjähriger Utax-Vertriebspartner
© Fais Bürotechnik

Für Notar Kühlich erfüllt die Hardware in Kombination mit den Software-Lösungen in mehreren Punkten seine Anforderungen: Der Scan-Vorgang erfolge zum einen präzise und kontrolliert: „Wenn ich zum Beispiel eine siebenseitige Urkunde scanne, will ich sicher sein, dass nicht aus Versehen nur sechs Seiten eingezogen werden, weil etwas nicht erfasst wurde. Die Utax-Lösung arbeitet stets kontrolliert und tut auch bei hoher Auslastung immer das, was sie soll.“ 

Zum anderen muss für den Notar sichergestellt sein, dass nur autorisierte Personen bestimmte Scan-Aufgaben übernehmen. Durch die Authentifizierung am System sei dies gewährleistet. „Der Zugang zu unserem eigenen Ordner im Elektronischen Urkundensystem der Bundesnotarkammer ist zum Beispiel an meine persönliche Authentifizierungskarte gekoppelt. Nur wenn ich mich damit am System anmelde, können Urkunden im zentralen bundesweiten Verzeichnis ablegt werden“, so Kühlich. Er habe sich für eine Chipkarte entschieden, die er sicherer finde als eine PIN. „Durch den Chip habe ich die beste Zugriffskontrolle und Zuordnung der Verantwortlichkeit zu einzelnen Vorgängen“. Fachhändler Jankowski hat den USB-Kartenleser wiederum an beiden Farb-MFPs ergänzt und die mitgelieferten RFID-Karten einmalig einem User zugeordnet. Mit der Anmeldung der einzelnen Mitarbeiter ruft das System beim Betätigen des Scan-Buttons automatisch den passenden Ordner auf, in den Dokumente abgelegt werden sollen. 

Und nicht zuletzt zählt für Kühlich die Datenschutzkonformität. „Sensible Dokumente dürfen nicht einfach offen in der Ablage des Multifunktionssystems liegen“, betont er, zumal ein MFP im Flur stehe. „Wir haben auch Kundenverkehr, sodass Besucher potentiell Zugang zu Ausdrucken haben. Dadurch, dass erst nach der Anmeldung des Auftraggebers am System ein Ausdruck erfolgt, ist auch dieses Problem gelöst.“

 

 

 

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Elektronisches Urkundenarchiv
Ab 2022 müssen Notarinnen und Notare laut § 55 Absatz 2 Beurkundungsgesetz (BeurkG) eine elektronische Urkundensammlung führen. Was das bedeutet, erklärt die Bundesnotarkammer auf ihrer Webseite: „Notare verwahren ihre Urkunden ab dem Jahr 2022 immer auch elektronisch. Dazu wird die Bundesnotarkammer ein ‚Elektronisches Urkundenarchiv‘ einrichten, das die sichere Auf-bewahrung der Urkunden für 100 Jahre ermöglicht. Alle neuen Urkunden werden dann vom Notar digitalisiert, qualifiziert elektronisch signiert und verschlüsselt in einer ‚elektronischen Urkundensammlung‘ ab-gelegt. […] Ab dem 1. Juli 2022 sind alle neu errichteten Urkunden verpflichtend einzuscannen und als ‚elektronische Fassung der Urschrift‘ in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.“ 

 


  1. Das Notariat wird digital
  2. Drei wichtige Anforderungen erfüllt
  3. Blaupause für Fachhändler ohne Software-Erfahrung

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