Mach’s gut, Papier
Digitalisierung erobert den deutschen Mittelstand
47 Prozent der Unternehmen setzen auf eine digitale Organisation und Verwaltung ihrer Dokumente. Außerdem wird das digitale Büro mehr und mehr aus der Cloud bedient.
Das digitale Büro setzt sich zunehmend beim Mittelstand durch. Nicht nur Rechnungen oder andere Dokumente werden digitalisiert und elektronisch archiviert. Auch bei der Zusammenarbeit macht sich die Digitalisierung bemerkbar. Dank ihr können auf unterschiedliche Standorte verteilte Teams gemeinsam an einem Dokument arbeiten.
47 Prozent der befragten Unternehmen kehren dem Papierchaos den Rücken und bevorzugen eine digitale Organisation und Verwaltung ihrer Dokumente. In Relation zum Jahr 2017 lässt sich hier ein Anstieg beobachten. Damals vertrauten 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM). Allerdings hat sich diesbezüglich insofern ein Wandel ereignet und das Ganze umfasst inzwischen mehr, als klassische Office- oder PDF-Dateien und es gesellen sich Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent) hinzu. Die digitale Organisation ersterer entspricht inzwischen bei 92 Prozent der Unternehmen dem Usus. Dies geht aus der repräsentativen Studie »Digital Office im Mittelstand 2019« von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern hervor.
»ECM-Lösungen bilden die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen«, betont Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. »Dadurch erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es ist erfreulich, dass der Mittelstand, das Herz der deutschen Wirtschaft, zwischenzeitlich den Weg in Richtung des digitalen Büros beschritten hat.«
Realisiert wird das digitale Büro zunehmend durch die Cloud. Bei 58 Prozent der Unternehmen erfolgt die Verwaltung der digitalen Dokumente dort. Im Vergleich zum Jahr 2017 macht sich diesbezüglich ein Anstieg von 9 Prozentpunkten bemerkbar. Gleichzeitig betreiben inzwischen weniger Unternehmen ihre ECM-Software im eigenen Haus (»on premise«). Waren es 2017 noch 59 Prozent, sind es heute lediglich 44 Prozent. »Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind«, betont Britze. »Zudem bringt dieser Weg viele Vorteile mit sich: So werden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.«
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