Um bis zu 80 Prozent lassen sich nach Angaben von GFT Inboxx die Datenmengen auf E-Mail-Servern verringern, wenn Unternehmen Single-Instancing-Archivierungssysteme einsetzen.

»Es gibt immer noch viele Firmen und Organisationen, in denen die Mitarbeiter ihre E-Mails auf der lokalen Festplatte ihres Arbeitsplatzrechners oder Notebooks ablegen«, sagt Jürgen Obermann, Chief Executive Officer von GFT Inboxx.

Das ist unter anderem aus Gründen der Compliance problematisch. Denn gesetzliche Vorschriften verpflichten Unternehmen dazu, E-Mails und Attachments sicher zu verwalten und zu archivieren.

Selbst dann, wenn Daten zentral auf einem Server gespeichert werden, kann es laut Obermann zu Problemen kommen: »Mail-Server werden instabil und die Reaktionszeiten immer länger, je umfangreicher die Mail-Datenbanken werden.«

Maßgeblich mitverantwortlich für die Datenflut und die Überlastung von Servern und Storage-Systemen ist das mehrfache Ablegen derselben Nachrichten, inklusive der Dateianhänge. Eine nachhaltige Entlastung der Netzwerkinfrastruktur bringe nur eine Single-Instancing-Archivierung.

Identische Nachrichten nur einmal speichern

Ein solches System ist beispielsweise GFT Inboxx. Es archiviert identische E-Mails nur einmal, auch dann, wenn eine Nachricht an mehrere Adressaten verschickt wurde. Laut GFT Inboxx lassen sich durch dieses Ausfiltern von Dubletten bis zu 80 Prozent Speicherkapazität auf Servern einsparen.

Zwar bietet laut Obermann auch Microsoft eine Single-Instancing-Funktion, jedoch keine durchgängige: »Die Funktion steht nur zur Verfügung, solange die Mails auf dem Server liegen«, so Obermann. »Wird der Nutzer durch die Größenbeschränkung seiner Mailbox gezwungen, die Nachrichten in .pst-Files auszulagern, geht das Single-Instancing bei Exchange verloren.« Bei GFT Inboxx sei es dagegen nicht erforderlich, .pst-Dateien zu erzeugen.

GFT Inboxx in der Version 3.3. arbeitet mit Windows 2000, XP und Server 2003 zusammen. Bei Exchange-Server werden die Versionen ab 5.5 unterstützt, inklusive Exchange 2007. Auf Seite der Outlook-Clients können die Ausgaben ab Outlook 2000 eingesetzt werden.

Wie GFT Inboxx funktioniert, beschreibt der Hersteller in einem englischsprachigen White-Paper. Eine kurze Einführung in das Thema E-Mail-Archivierung (in Deutsch), inklusive der Compliance-Regelungen, gibt dieses Dokument.