So geht automatisierte Faktura bei MSPs
Fokus MSP macht Schluss mit Abrechnungslücken
Mehr Soll als Haben bei der Abrechung von Lizenzen in MSP-Paketen? Die korrekte Erfassung von sich ändernden Lizenzen ist mühsam. Stefan Steuer hat das Problem einige schlaflose Nächste gekostet. Nun aber kann er aber und erst recht seine MSP-Kunden wieder angenehm ruhen und kassieren.
Das ERP zeigt mehr eingekaufte SaaS-Dienste oder Microsoft 365-Lizenzen an als den Kunden abgerechnet werden? Das kommt bei Systemhäusern und erst recht bei MSPs sehr häufig vor. Also führen manche Sales-Mitarbeiter Excel-Listen, wo fein säuberlich der Verkauf pro Kundenvertrag festgehalten wird. Die Buchhaltung ergänzt um den Posten Einkauf und sorgt dafür, dass die zusätzlich bestellten Dienste in einem laufenden MSP-Vertrag abgerechnet werden können. Soweit die Theorie, die freilich so rein gar nichts mit Automatisierung zu tun hat. Automatisiert wird, wenn es gut läuft, die technische Überwachung einer Kunden-IT. Damit kennt sich ein MSP schließlich aus, mit der Abrechnung nehmen es Techniker freilich nicht so genau. Sie sind keine Buchhalter und das ist auch nicht primär ihre Aufgabe. Leistung ohne Abrechnung ist ein großes Problem.
Herstellerübergreifend automatisieren
So groß, wie zahlreiche MSPs Stefan Steuer berichteten, dass sie den Geschäftsführer des VADs Fokus MSP doch einige schlaflose Nächte bereitet haben. Wie indes soll ein leidenschaftlicher Business Development-Manager auch sonst seine Nächte verbringen, wenn nicht über Probleme grübeln?
Ausgangslage bei vielen seiner Kunden: monatlich oder quartalsweise würden alle Portale und Abrechnungsdateien geprüft und dann mit den Kundenverträgen verglichen - manuell oder durch Excel gestützt. Man stelle sich einen MSP mit 100 Kundenverträgen vor, wovon ein Drittel dauernde Lizenzänderungen monatlich vornimmt. Steuer und nicht nur er, hat das Bild von Charly Chaplin vor Augen, wie dieser mit einem großen Schraubenschlüssel in der Hand in das Räderwerk eines MSPs gerät. Sieht so Modern Times in der IT-Dienstleisterbranche aus?
„Wir machen dem ein Ende!“, denkt sich der Jungunternehmer und entwickelt die Plattform „MSP Dashbord“. Zugegeben: Der Name klingt nicht gerade nach einer Killer-Applikation. Aber sie ist durchaus eine, die das Abrechnungsproblem zu lösen verspricht. „Unsere selbst entwickelte Plattform MSP Dashboard holt sich automatisch über unterschiedliche Schnittstellen alle notwendigen Abrechnungsdaten von Herstellern, Distris, Marketplaces und weiteren Plattformen“, sagt Steuer. Man brauche „nur noch die Produkte zu den entsprechenden Kunden und Servicepaketen mappen und könne dann „per Knopfdruck alle relevanten Änderungen (Höhere/Niedrigere Stückzahlen, gelöschte Kunden/Lizenzen, uvm. sehen“.
Webinar: Wie die vielen Charly Chaplins ersetzen
Manuelle Erfassung von Lizenz-Aufwänden würden entfallen, man spare Zeit und habe jederzeit die Verträge und tatsächliche Stückzahlen im Blick. „Unter fünf Minuten“, so Steuer, dauere die Einbindung neuer Hersteller oder Produkte. „Das wird alles verändern“, sagt er. Steuer zeigt in einem Webinar, wie er die vielen Charly Chaplins in Systemhäusern durch ein kleines, aber feines Abrechnungsrädchen ersetzen will.
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