Öffentlicher Sektor
Im Schnitt 22 Monate für Beschaffungsprozess
Der Einkauf von Unternehmenstechnologie im öffentlichen Sektor unterliegt besonderen Anforderungen und dauert durchschnittlich 22 Monate, das ist eines Ergebnisse einer Umfrage von Gartner.
Im November und Dezember 2021 befragte das Research- und Beratungsunternehmen Gartner rund 1.120 Führungskräfte, darunter 79 aus dem öffentlichen Sektor. Ziel der Umfrage war es, zu erfahren, wie Organisationen umfangreiche Beschaffungsmaßnahmen für Unternehmenstechnologie tätigen.
Demnach bestehen die Einkaufsteams im Public Sector typischerweise aus 12 Teilnehmern, die unterschiedlich stark am Prozess beteiligt sind. Während in der Privatwirtschaft 55 Prozent der Führungskräfte stark eingebunden sind, gaben dies nur 41 Prozent aus dem öffentlichen Bereich an. Ein Grund dafür sei, dass Führungskräfte im Public Sector nicht den Eindruck einer politischen Einflussnahme auf das Ergebnis erwecken wollen.
Kaufentscheidungen würden laut Gartner hier im Durchschnitt 22 Monate dauern. Damit habe der öffentliche Bereich im Vergleich zu anderen Branchen den längsten durchschnittlichen Einkaufszyklus. Gründe für Verzögerungen würden häufig auftreten, bevor der offizielle Beschaffungsprozess beginnt. Dazu gehören unter anderem Änderungen des Auftragsumfangs, die zusätzliche Untersuchungen und Bewertungen erfordern, (76 Prozent) sowie die Einigung über die Budgetierung (75 Prozent). 68 Prozent gaben an, dass es zu mäßigen bis erheblichen Verzögerungen kam, weil Informationen über spezifische Produkt- oder Implementierungsanforderungen vom Anbieter fehlten.
„Die Beschaffung von Technologie stellt den öffentlichen Sektor vor Herausforderungen, die es in anderen Branchen so nicht gibt“, so Dean Lacheca, VP Analyst bei Gartner. „Jede Gerichtsbarkeit hat ihre eigenen Beschaffungsprozesse und -vorgaben. Bestimmte Behörden und Abteilungen können dazu nochmal eigene Vorgaben haben. Eine Nichteinhaltung dieser kann schwerwiegende Folgen haben, etwa negative öffentliche Aufmerksamkeit, persönliches Risiko oder auch strafrechtliche Konsequenzen.“
Public Sector schätzt Referenzen
Referenzen bestehender Kunden und im Idealfall anderer Organisationen im öffenlichen Bereich werden in diesem Umfeld besonders geschätzt, so die Erkenntnisse von Gartner. So hätten die Organisationen oftmals die gleichen Herausforderungen. Daraus resultiert die Empfehlung von Gartner, dass Technologieanbieter eine leicht zugängliche Liste von Referenzkunden aus dem öffentlichen Sektor zur Verfügung stellen sollten.
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