E-Mail-Routing
Künstliche Intelligenz sortiert Mails
Vielerorts leidet der Workflow unter der täglichen E-Mail-Flut. Ein österreichischer Softwarespezialist nutzt jetzt Künstliche Intelligenz: PDFs, Bilder und Dokumente werden automatisch klassifiziert.
Immer den Überblick behalten, selbst wenn der Posteingang überläuft – das ist für viele Mitarbeitende in Unternehmen oft schon aus Zeitgründen kaum noch schaffen. Das unter der Marke „link that“ auftretende Wiener Unternehmen You Con EDV Dienstleistungs GmbH setzt hier auf intelligentes Routing, das Nachrichten mittels künstlicher Intelligenz automatisch richtig beurteilt. Die Inhaltsanalyse mit KI betrachtet Text, Bilder und Anhänge und fällt Entscheidungen anhand erkannter Schlüsselwörter. Auch bestehende E-Mail-Systeme können mit der Lösung aufgerüstet werden.
Hohe Erfolgsquote
Neben klassischen Regeln, die etwa Absender, Text und Markierungen berücksichtigen, nimmt die KI auch die Dateianhänge genau unter die Lupe: Sie klassifiziert und liest PDFs, Bilder und Dokumente selbstständig. Das System bestimmt die bestmögliche Weiterleitung der E-Mail.
Praktisch kommt das System bereits bei einem großen österreichischen Energieanbieter zum Einsatz. Seit Projektstart im zweiten Quartal 2021 wurden über 99,9 Prozent aller eingegangenen E-Mails korrekt klassifiziert und weitergeleitet. Bei den Anhängen handelt es sich zum Großteil um Scans oder Fotos von Dokumenten. Mit der KI können selbst E-Mails ohne Betreff und ohne Inhalt – wie sie. häufig von Poststellen zur Weiterleitung gescannter Eingangspost genutzt werden – allein anhand der Anhänge richtig beurteilt werden.
Upgrade ohne Umwege
Die Integration in bestehende Mail-Systeme ist laut Anbieter einfach: Sind die Posteingangsdaten eingegeben, beginnt die Beurteilung und Klassifizierung. E-Mails werden unverändert weitergeleitet. Link that hilft auch beim Design der Routing-Regeln.
Laut Noman Khairul, Leiter der Entwicklungsabteilung des Unternehmens, wäre das Routing ohne den Einsatz von künstlicher Intelligenz, die auch wichtige Informationen in Dateien und Fotos aufspüren kann, weitaus weniger erfolgreich. „Das heißt, dass das Routing bei einem guten Teil der E-Mails das richtige Ziel nicht feststellen könnte, weil die relevanten Infos übersehen werden. Erst mit intensivem Training und einer KI, die Dateien richtig klassifiziert, werden komplexe Anhänge verstanden.“ Für die Entwicklung der KI-basierten Lösung benötigte link that zunächst ausreichend Beispieldaten. „Für die erstmalige richtige Klassifizierung dieser Daten haben wir unser internes Labeling-Team eingesetzt. Die hohe Qualität des Label-Prozesses hat dann auch zur hohen Erfolgsquote von annähernd 100 Prozent geführt“, erläutert Khairul.
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