Proxess
Neues Release optimiert DMS-Lösung
Mit zunehmendem Digitalisierungsgrad steigt auch die Produktivität, wächst die Unternehmensgröße aber auch die Komplexität von Geschäftsprozessen. Der Softwareanbieter gibt nun weitere Optimierungen bekannt, die Dokumentenprozesse im Unternehmen noch schneller und effizienter machen soll.
Die Digitalisierung zwingt Unternehmen zu effizienteren Gestaltung von Arbeitsabläufen – Ob das automatisches Einlesen der Eingangsdokumente per OCR-Erkennung oder die digitale Erfassung und Interpretation von Dokumente bis hin zu ihrer automatisierten elektronischen Verteilung. Nachdem Proxess bereits kürzlich sein Update »Proxess 10 2020R1« veröffentlichte folgt nun das neue Release mit »Proxess 10 2020R2«. Zur Bewältigung komplexer Geschäftsprozesse dient das erweiterte Dokumentenmanagementsystem der erleichterten Automatisierung von Standardprozessen. Schnell und standortübergreifend soll das Auffinden von Dokumenten jeglicher Art über das komfortable Suchmasken unterstützt werden.
Das neue Update des Anbieters gibt Nutzern jetzt Features an die Hand, die das Handling des Dokumentenmanagementsystems weiter verbessern sollen. Durch die aktualisierte DMS-Lösung wird nun die Volltextsuche beschleunigt sowie der Dokumentenaufruf aus Drittsystemen per Web Client und die Drag & Drop-Archivierung ermöglicht. Die neue Check-In- und Check-Out-Funktion dient parallel dem Vermeiden von Versionskonflikten. So kann wahlweise lokal auf dem Desktop gearbeitet werden, in dem aus dem Archiv ausgescheckt wird. Während der Bearbeitung bleiben die Daten weiterhin recherchier- und sichtbar für Anwender, jedoch nicht veränderbar. Beim erneuten Einchecken ist die geänderte Daten automatisch als neue Version archiviert. Eine weiter Neuerung ist das serverseitige automatische Auslesen von Volltext aus archivierten TIFF- oder PDF-Dateien via OCR-Texterkennung. Hierdurch sind auch solche Dokumente nun per Volltextsuchfunktion in »Proxess« recherchierbar und können rückwirkend erkannt werden. Externe Stammdaten, zum Beispiel aus ERP-Systemen können zudem importiert und für die Indexierung von Dokumenten genutzt werden. Um Administratoren entgegenzukommen wird durch die Serverinstallation-Integration von Assistenten zur Einrichtung von Benutzern und Archiven vereinfacht. Das erweiterte Dokumentenmanagementsystem unterstützt außerdem kostenfrei die administrierende Datenbank »MySQL Server« von Oracle.
»Proxess 10« stellt ein skalierbares Dokumentenmanagementsystem mit Schnittstellen zu ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen bereit, dass die Office-Anwendungen und E-Mailsysteme integriert. Zusatzmodule erlaubten die Bereitstellung von Belegleser, digitalen Rechnungsworkflow und E-Rechnung oder E-Mail-Archivierung sowie Tools rund um Vertrags- und Personalmanagement sowie E-Mail-Archivierung. Darüber hinaus verfügt das System über ein dreistufiges Sicherheitskonzept, dass die Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente erkennt und unbefugte Zugriffe steuert. Per Zusatztool ist eine automatische und gesetzeskonforme Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails möglich, die die Datenschutzbestimmungen sowie DGSVO-Vorgaben berücksichtigt. Optional kann so das Vertragsmanagement über das System zur Vereinfachung des gesamten Prozesses vom ersten Vertragsentwurf bis hin zur Vertragsunterzeichnung vorgenommen werden, inklusive Genehmigungsworkflow und Erinnerungsfunktion bei Fristen. Generell wird ein flexibler Zugriff auf alle archivierten Dokumente geboten, ob über Desktop Module, browserbasiert per Web Client oder optional über die Proxess-App.
Mit den neuen Features sollen Anwender weiterhin auf dem Weg der Digitalen Transformation unterstützt werden. Im Fokus des Anbieters stehen die Automatisierung des Prozessablaufs, das Schaffen zeitlicher Ressourcen und auch die rechtssichere, digitale Archivierung nach GoBD bei einfachem Handling.
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