Ordnung ist Zeit ist Geld

Die Dokumentation findet in vielen Unternehmen meist unübersichtlich und pro forma in externen Tabellen und listen statt. Mit der richtigen Software-Lösung ließe sich aber Zeit und Geld sparen.

Betriebswirtschaftlich gesehen ist der Faktor Arbeitszeit einer der Hauptkostenstellen in Unternehmen. Fallen etwa in einer Beispielfirma durchschnittlich pro Woche zehn neue Prozesse zur Berechtigungsvergabe an und müssen in diesem Zeitraum parallel zehn weitere Berechtigungen angepasst werden, entsteht ein durch Praxisbeispiele belegbarer Arbeitsaufwand von etwas mehr als 9 Stunden. Damit ist jedoch nur der Aufwand für die Vergabe von Berechtigungen abgedeckt – gleichzeitig muss man diese Änderungen noch zwingend nachvollziehbar dokumentieren. In den meisten Unternehmen geschieht dies unserer Erfahrung nach unübersichtlich und eher pro forma in externen Tabellen, Listen und Dokumenten. Von einem einheitlichen System kann dabei meist keine Rede sein und am Ende können die wichtigen Fragen immer noch nicht beantwortet werden: Wer hat auf diese Datei Zugriff? Warum hat er Zugriff? Wer hat ihm den Zugriff erteilt?

Durch ein geeignetes Software-Werkzeug kann einerseits der Aufwand für die Prozesse um bis zu drei Viertel reduziert werden, andererseits können einige Lösungen wie 8MAN gleichzeitig auch automatisch die Dokumentation übernehmen. Gewünschter Nebeneffekt einer Standardisierung des Berechtigungsmanagements ist zugleich eine höhere Sicherheit. Denn eine schnellere Abarbeitung von standardisierten Prozessen passt die innerbetrieblichen Abläufe früher an sich veränderte Rahmenbedingungen an, zudem sinkt die Fehlerrate deutlich und die größere Transparenz gewährleistet einen stets aktuellen Überblick. Und auch Auditoren sparen Zeit durch effizientes und vollständiges Reporting auf einen Blick. Damit profitieren alle Beteiligten – Chefs, Administratoren und Auditoren: sie gewinnen mehr Zeit und sparen dadurch Geld.