Schwerpunkte

Automatisierte Justierung der Lizenzen

SAP-Lizenzkosten im Brennpunkt

14. August 2018, 15:11 Uhr   |  Andreas Dumont | Kommentar(e)


Fortsetzung des Artikels von Teil 1 .

Indirekte SAP-Nutzung

Die indirekte Nutzung durch Schnittstellen zu Drittanbieter-Software wird im SAP-System der User zwar nicht angelegt, muss aber bei der Vermessung dennoch berücksichtigt werden. Relevant für die Lizenzierung ist, dass das SAP-System produktiv genutzt wird – unabhängig davon, ob direkt oder indirekt über eine Drittlösung. Und zwar erfolgt die Lizenzierung so, wie sie mit SAP verhandelt wurde. Empfehlenswert ist, eine ROI-basierte Verhandlung durchzuführen. Wenn diese indirekte Nutzung nicht lizenziert ist, dann droht im Auditfall eine Verrechnung von Named Usern nach Preisliste. Und SAP achtet bei Audits sehr genau auf den Bereich der indirekten Nutzung.

Sehr häufig erfolgt eine Lizenzierung von Software ohne Prüfung und Kenntnis der vertraglichen Grundlagen. Ohne die Verträge zu beachten, suchen die Unternehmen dann scheinbar günstige Alternativen. So eine Vorgangsweise kann schnell zum Eigentor werden. Denn SAP verlangt: »Um alle Benutzer Ihrer SAP-Systeme eindeutig und exakt vermessen zu können, müssen Sie Ihre Benutzer vor jeder Systemvermessung entsprechend der aktuellen Nutzung und der zugrunde liegenden Preisliste mit dem entsprechenden vertraglichen Nutzertyp klassifizieren. Mit dem Vermessungsprogramm (Transaktion USMM) ermitteln Sie pro System die Anzahl der Benutzer und der kostenpflichtigen Objekte der Engines der SAP-Software.«

Entscheidend ist also die aktuelle Nutzung, nicht das Profil des Users und auch nicht, welche Systeme er benutzt und ob das mit seinen Berechtigungen übereinstimmt. Ein Beispiel: Hat ein Nutzer mehr Rechte, als er braucht und macht er zwischendurch etwas im System, das über sein definiertes Profil hinausgeht – weil er beispielsweise für einen kranken Kollegen einspringt – dann kann das dazu führen, dass die Lizenzkosten erheblich teurer sind, als ursprünglich budgetiert. Jeder SAP-Kunde muss also die aktuelle Nutzung feststellen, mit seiner Vereinbarung abgleichen und dann entscheiden, welche Lizenz er tatsächlich braucht. Das ist eine enorme Aufgabe. Eine Vermessung läuft in vier Schritten ab: Klassifizierung der User in jedem System. Das muss das Unternehmen selbst übernehmen; Vermessung mit USMM auf jedem System; Konsolidierung mit LAW – hier werden die Ergebnisse der USMM-Vermessungen zusammengeführt –, und schließlich das Ergebnis der Vermessung an SAP übermitteln.

Die Klassifizierung erzeugt somit einen hohen manuellen Aufwand und ist fehleranfällig. Hier wird entschieden, welche Lizenz einem User zugewiesen wird: eine Employee User Lizenz um 400 Euro oder eine Professional User Lizenz für 3.500 Euro? Der Preis-Unterschied ist groß, die Entscheidung daher höchst Budget-relevant. Einen Benutzer zu hoch einzustufen, ist pure Geldverschwendung. Ihn zu niedrig einzustufen, kann zu unerwarteten Audit-Nachzahlungen führen.

Sollen korrekte Daten an SAP übermittelt werden, führt an einer automatisierten Lösung kein Weg vorbei. Mit einer entsprechenden Lösung erfolgt die Justierung der Benutzerkonten in jedem SAP System automatisch. Damit lassen sich nicht nur die manuellen Arbeiten ersetzen, sondern auch richtige Daten generieren, die den vereinbarten Lizenzbedingungen entsprechen. Tools wie Matrix42 SAP Compliance kombiniert mit samQ von Voquz analysieren die tatsächliche Nutzung eines Users und vermerken sie im System. Die finale Konsolidierung mit USMM und LAW kann auf Basis der automatisch generierten Daten normal von statten gehen, genauso wie die Übermittlung der Ergebnisse an SAP.

Die automatische Justierung und Klassifizierung erzeugt so eine größere Transparenz, auch über die in anderen Systemen hinterlegten Benutzerkonten. In der Regel sind diese indirekten Benutzer als »technische User« in den SAP Systemen hinterlegt und können darauf basierend analysiert werden.

Zudem bietet die fortlaufende Überwachung den Vorteil, dass Trends erkennbar sind, wodurch Nachkäufe rechtzeitig verhandelt werden können. Nicht zuletzt sind automatische Lösungen hilfreich bei der Verhinderung von Audits durch SAP. Vorhandenes Optimierungspotential wird aufgezeigt und kann auf Wunsch automatisch ausgeschöpft werden, und inaktive User lassen sich automatisch deaktivieren.

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