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10 Tipps von Aagon

So klappt das Lizenzmanagement

9. September 2011, 16:31 Uhr | Ulrike Garlet

Effektives Lizenzmanagement ist nicht einfach

Der Umgang mit Softwarelizenzen führt immer wieder zu Problemen in Unternehmen. Wer einige Regeln beachtet kann dafür sorgen, dass Unterlizenzierung oder Mehrausgaben durch Überlizenzierung der Vergangenheit angehören.

Ein strukturierter Umgang mit Softwarelizenzen schützt Unternehmen nicht nur vor juristischen Konsequenzen einer Unterlizenzierung oder Mehrausgaben durch Überlizenzierung. Auch der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmenswerten erfordert ein Lizenzmanagement. Der effektive Umgang mit Softwarelizenzen stellt IT-Verantwortliche jedoch oft vor eine ganze Reihe von Herausforderungen. Der Spezialist für IT-Services, Aagon Consulting, gibt Unternehmen jetzt zehn Tipps fürs Lizenzmanagement.

1. Bestimmen Sie einen verantwortlichen Lizenzmanager

Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenzmanagement ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, sondern die Ernennung eines verantwortlichen Lizenzmanagers. Dessen Aufgabe besteht vornehmlich darin, die für das Lizenzmanagement notwendigen Prozesse im Unternehmen zu etablieren, laufend zu überprüfen und in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung gegebenenfalls anzupassen. Da diese Aufgabe vornehmlich kaufmännische und organisatorische Komponenten hat, muss ein Lizenzmanager nicht zwangsläufig aus der IT-Abteilung stammen. Auch ein Mitarbeiter aus dem Einkauf, der sich auf Vertragsmanagement spezialisiert hat, kann etwa ein geeigneter Kandidat für einen Lizenzmanger sein.

2. Konsolidieren Sie Ihre Software

Je kleiner die Programmvielfalt in einem Unternehmen ist, desto einfacher ist auch das Management der jeweiligen Lizenzen. Natürlich darf die Konsolidierung von Software nicht auf Kosten der Produktivität gehen. Doch allein die Anzahl von unterschiedlichen PDF-Tools auf ein Mindestmaß zu begrenzen, erspart der Systemadministration und dem Support bereits beträchtlich Arbeit.

3. Zentralisieren Sie die Beschaffung von Software

Software sollte im Unternehmen grundsätzlich nur von einer zentralen Stelle aus beschafft werden. Dies vermeidet einerseits, dass sie über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangt. Andererseits hat nur ein zentraler Software-Beschaffer effektiv die Möglichkeit zu prüfen, ob noch freie Lizenzen im Unternehmen vorhanden sind oder eventuell alternative Software in Frage kommt. Zudem lässt sich so auch die Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger deutlich vereinfachen.