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DMS statt Aktenschrank

So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren

23. Juli 2020, 15:36 Uhr   |  Jens Büscher, Michaela Wurm | Kommentar(e)


Fortsetzung des Artikels von Teil 1 .

Schnell und vollständig archivieren

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Vollständigkeit ist eine Grundanforderung der GoBD an das Archiv. Um sie zu sichern und Verluste oder nachträgliche Manipulationen auszuschließen, sind alle Unterlagen grundsätzlich zeitnah zu archivieren. Dabei hilft ein automatisierter Prozess mit möglichst wenig manueller Bearbeitung. Das gilt auch für das Sichern der Unveränderbarkeit archivierter Unterlagen – egal ob mit einer Hardware-basierten Lösung, wie fälschungssichere Datenträger, oder durch Software-Maßnahmen, wie Sperrung, Sicherung oder Versionierung.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil jedes Archivs ist die eindeutige, nachvollziehbare Indizierung seiner Inhalte. Was manuell eine aufwändige und fehlerträchtige Aufgabe darstellt, vor allem dann, wenn Dokumente in unterschiedlichen Formaten an verschiedenen Stellen bearbeitet werden, lässt sich in einem digitalen DMS einfach automatisieren. Dabei erfasst und klassifiziert das System Dateien vollautomatisch anhand definierbarer Kriterien wie Absendername, Auftragsnummer oder Rechnungssumme. Davon profitieren Unternehmen nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung, sondern bei jeder Nachfrage von Kunden oder Lieferanten durch schnelleres Finden der gesuchten Informationen.

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1. So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren
2. Schnell und vollständig archivieren
3. Belege scannen per Smartphone erlaubt
4. Cloud-DMS erleichtert Verfahrensdokumentation
5. Sicherheit und Effizienz vereinen
6. Mehr als nur ein Archiv

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