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DMS statt Aktenschrank

So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren

23. Juli 2020, 15:36 Uhr   |  Jens Büscher, Michaela Wurm | Kommentar(e)


Fortsetzung des Artikels von Teil 2 .

Belege scannen per Smartphone erlaubt

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Die GoBD schreibt keine bestimmten Dateiformate für die Archivierung vor, solange die Lesbarkeit sichergestellt ist. Vielmehr erlaubt die neueste Version der Vorschrift explizit auch die fotografische Erfassung von Belegen mit dem Smartphone. Dabei gilt: »Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (...) um Volltextinformationen angereichert (...), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.« Mit einem DMS, das möglichst viele unterschiedliche Formate auslesen kann, lässt sich diese Vorgabe automatisch erfüllen, während die Beteiligten an der Eingangsrechnungsbearbeitung durch die automatisierte Klassifizierung, Zuordnung und Weiterleitung der mit dem Mobilgerät fotografierten Rechnung ihre Produktivität steigern. Über die Volltextrecherche des DMS sind so beispielsweise auch mit Mobilgeräten fotografierte Rechnungen nach Stichworten wie Ort, Datum oder Kundenname recherchierbar.

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1. So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren
2. Schnell und vollständig archivieren
3. Belege scannen per Smartphone erlaubt
4. Cloud-DMS erleichtert Verfahrensdokumentation
5. Sicherheit und Effizienz vereinen
6. Mehr als nur ein Archiv

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