Schwerpunkte

DMS statt Aktenschrank

So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren

23. Juli 2020, 15:36 Uhr   |  Jens Büscher, Michaela Wurm | Kommentar(e)


Fortsetzung des Artikels von Teil 3 .

Cloud-DMS erleichtert Verfahrensdokumentation

Zu den größten Herausforderungen beim Aufbau eines Archivs gehört die Verfahrensdokumentation. Sie soll nachweisen, dass und wie die Vorgaben der GoBD eingehalten werden – beispielsweise mit der automatischen Vergabe fortlaufender Belegnummern. Eine große Hilfe bei diesem Nachweis bietet DMS-Anwendern die sogenannte Softwarebescheinigung nach GoBD. Sie belegt, dass die eingesetzte Lösung geeignet ist, die Vorschriften zu erfüllen. Das gilt insbesondere bei Cloud-basiertem Dokumentenmanagement. Denn hier obliegt es dem Anbieter der Lösung, die vorschriftsgemäße Installation und Wartung des Archivsystems nachzuweisen – etwa die Speicherung der Daten innerhalb der EU.

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1. So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren
2. Schnell und vollständig archivieren
3. Belege scannen per Smartphone erlaubt
4. Cloud-DMS erleichtert Verfahrensdokumentation
5. Sicherheit und Effizienz vereinen
6. Mehr als nur ein Archiv

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