Schwerpunkte

DMS statt Aktenschrank

So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren

23. Juli 2020, 15:36 Uhr   |  Jens Büscher, Michaela Wurm | Kommentar(e)


Fortsetzung des Artikels von Teil 5 .

Mehr als nur ein Archiv

Jens Büscher, CEO von Amagno
© Amagno

Jens Büscher, CEO von Amagno

Ein digitales DMS eröffnet Unternehmen neben den Archivierungsoptionen noch viele weitere Möglichkeiten. Die Volltextsuche ermöglicht beispielsweise dem Kundenservice schnellere Auskünfte: anhand einer Kunden- oder Auftragsnummer erhält der Sachbearbeiter alle dazugehörigen Dokumente direkt angezeigt, anstatt in unterschiedlichen Abteilungen Ordner wälzen zu müssen. In der Eingangsrechnungsbearbeitung kann der DMS-Einsatz sogar bares Geld sparen – in Form von Skonti. Denn anstatt eine Rechnung ausgedruckt mehrere Tage durch verschiedene Abteilungen und Postkörbe zu transportieren, bis sie final freigegeben ist, kann sie in einem digitalen Workflow weitgehend automatisiert verarbeitet werden. Sind mehrere Verantwortliche im Freigabeprozess involviert, landet die Rechnung nach der Bestätigung per Mausklick direkt im Postfach des nächsten Ansprechpartners. Bei Verzögerungen kann automatisiert eine Erinnerung geschickt werden. Am Ende erfolgen Buchung und Zahlungsanweisung ebenfalls per Mausklick.
Als Cloud-System unterstützt ein digitales DMS die Zusammenarbeit auch unterwegs oder im Home Office. Statt Kollegen im Büro bitten zu müssen, dass sie ein Dokument suchen, verifizieren, scannen und versenden, können Mitarbeiter selbst jederzeit auf alle nötigen Unterlagen zugreifen – egal wo sie sich befinden. Das spart allen Beteiligten Zeit und Nerven und steigert die Effizienz.

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1. So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren
2. Schnell und vollständig archivieren
3. Belege scannen per Smartphone erlaubt
4. Cloud-DMS erleichtert Verfahrensdokumentation
5. Sicherheit und Effizienz vereinen
6. Mehr als nur ein Archiv

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