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DMS statt Aktenschrank

So lassen sich Geschäftsunterlagen rechtskonform archivieren

23. Juli 2020, 15:36 Uhr | Jens Büscher, Michaela Wurm

Geschäftsunterlagen müssen längst nicht mehr im Archiv im Keller aufbewahrt werden. Sie können auch in der Cloud gespeichert sein. Dafür müssen sie vorschriftsmäßig archiviert werden. Was dabei zu beachten ist und welche Vorteile ein DMS dabei bietet, erläutert Jens Büscher, CEO von Amagno.

Geschäftsunterlagen müssen heute nicht mehr physisch aufbewahrt, sondern können auch digital archiviert und in der Cloud gespeichert werden. Dabei gibt es allerdings einige zu beachten.
Die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« geben den Rahmen für den Umgang mit digitalen Geschäftsunterlagen vor. Die Richtlinien, die zuletzt Ende November 2019 aktualisiert und angepasst wurden, legen fest: Alle steuerlich relevanten Dokumente sind im Original aufzubewahren. Eine Telefonrechnung in Form eines PDF muss als solches verfügbar gehalten werden. Ebenso ist eine Bestellung per E-Mail elektronisch zu archivieren.
Papierdokumente hingegen dürfen Unternehmen vernichten, wenn sie vorschriftsmäßig gescannt und digital gespeichert sind. Nach den neuesten Änderungen der GoBD kann das beispielsweise bedeuten, dass Handyfotos von Belegen in der Cloud lagern – auf Servern innerhalb der EU. Damit hat sich der Charakter eines Unternehmensarchivs deutlich gewandelt: von verstaubten Aktenregalen im Keller zur platzsparenden digitalen Ablage, die jederzeit barrierefrei von überall zugänglich ist und dabei die Vorschriften der GoBD erfüllt.