Verlust von Mitarbeitern und Kunden
Wie Störfälle in Dokumentenprozessen Unternehmen schaden
Viele Unternehmen schenken ineffektiven Dokumentenprozessen kaum Beachtung. Ein Fehler, denn das kann zu schwerwiegenden Störungen führen und den Firmen unter Umständen erheblich schaden, wie eine aktuelle Studie zeigt.
Die Ergebnisse haben die Marktforscher von IDC im Auftrag von Ricoh in einem neuen White Paper zusammengestellt. Demnach haben ineffektive Dokumentenprozesse in den letzten fünf Jahren in rund 75 Prozent der Unternehmen zu schwerwiegenden Störungen geführt. Das verursachte mitunter erhebliche Probleme: 36 Prozent der befragten Unternehmen konnten aufgrund eines unzureichenden Dokumentenmanagements die nötigen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, 30 Prozent verloren wichtige Mitarbeiter und 25 Prozent der Unternehmen verloren wichtige Kunden. Zu den weiteren möglichen Auswirkungen gehören Verstöße gegen Auflagen im Bereich IT-Sicherheit, eine nachträgliche, umfassende Rechnungsprüfung, Reputationsverlust oder Klagen.
IDC schätzt die Gesamtkosten von Prozessstörungen auf mindestens zehnmal so hoch wie die direkten Kosten, die beispielsweise durch Ausgleichs- oder Entschädigungsleistungen entstehen. »Viele Führungskräfte erkennen nicht, wie dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse das Risikoprofil ihres Unternehmens beeinflussen. Diese Prozesse sind äußerst störanfällig und können die unternehmerische Tätigkeit gravierend beeinträchtigen. Die Kosten, die mit Störungen oder Ausfällen verbunden sein können, sind höher als viele Führungskräfte annehmen«, erklärt IDC in dem Bericht. Obwohl die meisten Unternehmen beträchtliche Investitionen tätigten, um die Gefahr unwahrscheinlicher, aber mit hohem Verlustpotenzial einhergehender Ereignisse (Low-probability/High-Impact) zu reduzieren, lauerten wahrscheinliche Ereignisse mit hohem Verlustpotenzial (High-Probability/High-Impact), die durch fehlerhafte Dokumentenprozesse verursacht würden, unbemerkt außerhalb des Aufmerksamkeitsradius‘ von Führungskräften.
Konzepte zur Verbesserung von Dokumentenprozessen schaffen es laut den Umfrageergebnissen oft erst gar nicht auf die Tagesordnung der Geschäftsleitung , was eine entscheidende Hürde ist. Denn viele Mitarbeiter haben nicht die Befugnisse, um die erforderlichen und umfassenden Veränderungen zu erarbeiten und durchzuführen. »Wirksame Änderungen können nur mit Unterstützung der Geschäftsleitung durchgesetzt werden«, so das White Paper.
Den Marktforschern zufolge wirken sich Ineffizienz und Ineffektivität der Dokumentenprozesse auf alle Branchen, Regionen und Unternehmen jeder Größe aus. Die Umfrage ergab, dass schwerwiegende Störfälle mit Auswirkungen auf die geschäftlichen Abläufe oder Compliance-Fragen ungefähr gleich häufig in Nordamerika, Europa und Asien auftreten.
Das White Paper ist das erste Ergebnis der »Document Process Imperative«, einer Initiative von Ricoh, die Unternehmen Risiken, Chancen und Best Practices aufzeigt, die mit geschäftskritischen Prozessen verbunden sind. Die Ergebnisse basieren auf einer weltweiten Umfrage unter mehr als 1.516 Verantwortlichen für Geschäftsprozesse und Wissensarbeitern aus großen und mittleren Unternehmen sowie aus Fokusgruppen. Die Befragten wurden nach dem Zufallsprinzip aus internationalen und stammen aus den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Australien, China und Japan.
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